Evalueren en nieuwe projecten aandragen

Je hebt de 21 vragen om tot een goede strategie te komen gebruikt tijdens het Outlook-proces om tot een goede strategie gekomen. De afgelopen maanden ben je hard aan de slag gegaan. Nu wordt het tijd om terug te kijken en te evalueren hoe de laatste maanden zijn verlopen. Ook kijken we vooruit naar de komende periode.

Het is goed om te weten dat we binnen zelfbesturende organisaties vaak werken met cirkels en rollen. Het Outlook-proces start met de evaluatie van de meest operationele teams. In deze evaluatie kijken de teams hoe verschillende projecten de afgelopen periode zijn verlopen en waar ze hun focus de komende periode op willen hebben. Ook bepalen ze wat ze daarvoor nodig hebben van andere teams. Tot slot kijken ze naar de behoefte van het bovenliggende tactische team en kijken wat ze bij kunnen dragen aan die behoefte.

De Outlook-evaluatie sessie heeft een vast format, daar lopen we doorheen in dit stuk.

Check-in

De check-in gebruiken we om te landen én om aan te geven welke rol iedereen vertegenwoordigt in het proces. Dat is niet alleen voor de andere personen die aanwezig zijn, maar ook voor jezelf: met welke achtergrond en verantwoordelijkheden zit je bij deze Outlook-evaluatie?

Ook helpt de facilitator van de evaluatie je om te beseffen dat we hier zitten om elkaar, maar vooral de representative, te helpen.

De representative is de vertegenwoordiger van het team dat evalueert. Deze persoon neemt de uitkomsten mee naar het bovenliggende, abstract opererende team. Is er geen representative, dan wordt deze via verkiezing geselecteerd. In het stuk over werken met rollen in plaats van functies lees je meer over het houden van verkiezingen.

Projectevaluties

Vervolgens evalueren we de projecten door de volgende vragen te stellen:

• Is het project klaar?
• Wat heeft ons geholpen om het project succesvol ’te doen’?
• Waarom is het project nog niet af?
• Welke succes-metrics horen er bij het project?
• Hoe gaat het met die metrics?

Deze vragen helpen je ten eerste om te zien of je de doelen van het project hebt gerealiseerd, maar ze helpen je ook om na te denken over hoe eventuele vervolgprojecten eruit zouden kunnen zien. Ook kunnen er lessen in zitten over zowel de dingen die goed gaan, als de dingen die beter zouden kunnen.

Hoe gaat het met onze jaardoelen?

Nu is het tijd om te kijken naar de jaardoelen. De vragen die we daarbij stellen zijn:

• Hoe verhouden de resultaten zich tot de jaardoelen?
• Maken we vorderingen met onze belangrijkste initiatieven?

Deze vragen worden vooral gesteld om nogmaals te valideren dat het uitgevoerde werk in lijn is van wat we dit jaar willen bereiken. Ze zijn ook een toets voor die jaardoelen: wellicht heb je dingen geleerd in één van de projecten op basis waarvan we de jaardoelen zouden moeten aanpassen.

Projecten voor de komende periode

Het terugkijken is met de vorige vragen afgerond. Nu wordt het tijd om weer naar voren te kijken. Hierbij houden we de jaardoelen in het achterhoofd en beantwoorden we twee vragen.

• Welke projecten willen we als team doen om ons werk nog succesvoller te doen? Hierbij draag je alleen projecten aan waarbij je andere teams nodig hebt. Deze kunnen op die manier namelijk mee in de prioriteitstelling.
• Rekening houdend met onze rollen en expertise: welke projecten zouden de organisatie het meest verder helpen?

In totaal mag iedereen drie nieuwe projecten voor aankomende periode aandragen. Deze voorstellen worden gegroepeerd door de representative, die er in totaal drie meeneemt naar het abstracter opererende team. Aan dat team de taak om samenhang te brengen in wat alle teams samen nodig hebben, en om onderscheid te maken in wat de organisatie daarbij het meest verder helpt.

Persoonlijke reflectie

De reflectie is ook een moment om even goed te kijken naar je eigen werk. De vragen die je jezelf daarbij kunt stellen, zijn:

• Waar ben je het meest trots op?
• Wat zou je de volgende keer beter of anders doen?

Dit zijn belangrijke vragen om te stellen, want hier zit het persoonlijk leren. Dat kun je eventueel weer koppelen aan andere persoonlijke leersystemen die de organisatie kent.

Teamreflectie

Als we naar de persoon hebben gekeken, is het ook goed om naar het team te kijken. De drie vragen die daar gesteld worden komen je wellicht bekend voor:

• Waar moeten we mee ophouden? (of: welke processen werkten niet echt?)
• Wat moeten we blijven doen? (of: welke processen werkten echt goed?)
• Kijkend naar het team en het resultaat: waar of wie ben je het meest trots op?

Hier zit veel ruimte voor een persoonlijk compliment. Deze vragen geven daarnaast ook waardevolle input voor verbeteringen die je als team de aankomende periode kunt oppakken.

Celebration

We weten nu hoe we het de afgelopen periode hebben gedaan en waar we de komende periode aan willen werken. Tijd voor een feestje! Aan het begin van de periode is er, als het goed is, bepaald wat we gaan doen als we de projecten redelijk tot uitvoer hebben gebracht én wat we gaan doen als ze uitmuntend verlopen zijn.

Check-out

Het proces eindigt met een check-out, waarin mensen kunnen reflecteren op de sessie en die daarmee af kunnen sluiten.

De Episode-evaluatie-slidedeck

Ga je aan de slag met evalueren? Deze presentatie helpt je daarbij.

Dit was één van de hoofdstukken over strategiebepaling. De andere hoofdstukken gaan over:

• 21 vragen om tot een goede strategie te komen
• Het Outlook-proces in de praktijk