Werken met rollen in plaats van functies

Werken met rollen in plaats van functies wordt relevant vanaf zo’n 25 mensen, maar het is zelfs in de grootste organisaties waardevol. De zoektocht van “wie is daar verantwoordelijk voor?” en “wie heeft welke kennis binnen onze organisatie?”, is zelfs binnen een kennisinstelling als TNO nog altijd een onopgelost probleem. Het gevolg hiervan is een enorme hoeveelheid verspilling in onder andere:

• Zoeken naar wie wat mag en kan doen
• Mensen die dubbele of gelijksoortige taken en werkzaamheden hebben
• Wielen die opnieuw worden uitgevonden
• Stroperige bureaucratie
• Gebrek aan autonomie
• Verlies van energie

Celdeling

Eén de oplossingen die sommige organisaties kiezen, is celdeling. Hak een organisatie, zodra die richting de 50 personen gaat, in tweeën en verdeel het werk over de twee ontstane cellen. CMG was één van de organisaties die hier in 1964 al mee begon. BSO maakte het bekend doordat haar oprichter Eckart Wintzen er het boekje Eckart’s Notes over schreef. Tegenwoordig wordt het systeem nog steeds toegepast door organisaties als Finext en Incentro.

Rollen in plaats van functies als alternatief

Wat je steeds meer organisaties ziet doen, is de overstap maken van de functie naar de rol. Een rol beschrijft een klein stukje werk en wordt vervolgens toegekend aan een persoon die deze rol wil activeren. De rol valt binnen een team: daarmee kan één persoon in meerdere teams zitten, afhankelijk van de bundel rollen die je hebt.

Het grootste voordeel is dat rollen vaak actueel, duidelijk beschreven en daarmee doorzoekbaar zijn. Dit zorgt voor duidelijkheid binnen de organisatie. “Is daar iemand verantwoordelijk voor, kan iemand mij daarmee helpen, en zo ja wie?”

Omdat een rol kleiner is kun je ook een veel betere competentiematch maken tussen rol en persoon. Je krijgt dat mensen daarmee werk hebben dat beter bij ze past waardoor ze effectiever en gelukkiger zijn.

Geef je mensen vervolgens ook nog eens de ruimte om autonoom te handelen in een rol, dan wordt het systeem nog rijker. Krijgt iemand ook nog de ruimte om een rol te wijzigen, verwijderen of de rol terug te geven, dan haal je echt het maximale uit een rollensysteem.

Binnen een systeem als Holacracy zie je vervolgens ook nog dat iedere rol een purpose – een reden van bestaan – krijgt. Zo wordt heel zichtbaar waarom een rol bestaat en waar ze aan bijdraagt. Dit vertaalt zich weer in duidelijkheid voor de vervuller van de rol: “Waar draag ik aan bij?”

Holacracy is slechts één voorbeeld van een systeem dat werken met rollen ondersteunt. Organisaties als Buurtzorg maken gebruik van cellen en rollen zonder een systeem als Holacracy te gebruiken. Ook een methodiek als Scaling up of Rockefeller Habits kent het concept van het duidelijk vastleggen van verantwoordelijkheden.

Meer lezen over de verschillen tussen functies en rollen? Paula Nordhauzen van Energized.org schreef er eens een gastblog over, dat lees je op de website van Voys.

Roltoewijzing

Heb je de rollen vastgelegd en is het duidelijk welke verantwoordelijkheden bij welke rol horen? Dan is het goed om te kijken hoe je rollen toe kunt wijzen.

Verkiezingen

Verkiezing is een veel gebruikte vorm van het toewijzen van rollen. Omdat een team vaak weet welke collega’s welke competenties hebben, kan dit een prima optie zijn. Zeker bij rollen die enige vorm van macht hebben; verkiezingen zijn bijvoorbeeld heel waardevol bij het toekennen van een rol waarin iemand in de lead gaat zijn van een project of vergadering. Of wanneer die bijvoorbeeld een cirkel mag vertegenwoordigen.

Het helpt daarbij enorm als iemand de rol zelf ook graag wil vervullen, ook al mag je de rol altijd weigeren of op een later moment teruggeven. Een fijn format voor verkiezingen werkt als volgt:

1. Er wordt aangegeven welke rol er beschikbaar is
2. Ieder lid schrijft een naam op en deze maakt men gelijktijdig bekend
3. Daarna motiveert iedereen waarom ze deze persoon kiezen
4. Mensen krijgen de mogelijkheid hun stem aan te passen
5. De persoon met de meeste stemmen – mits die de rol zelf op zich wil nemen – krijgt de rol

Een rollenmarktplaats

Verkiezingen zijn prachtig. Ze zijn echter ook tijdrovend. Daarnaast is de kans heel groot dat je mensen die buiten je team actief zijn passeert voor een rol. Een rollenmarktplaats kan een oplossing zijn voor beide problemen. Zo’n ‘marktplaats’ versnelt het proces, vergroot de potentiële pool van talent en stimuleert diversiteit: facetten die daarmee bijdragen aan een betere ‘fit’ voor een rol, iets wat we ‘rolfit’ noemen.

Denk bij een rollenmarktplaats niet aan grote complexe systemen. Simpelweg een open kanaal in je interne chattool kan al voldoende zijn.

De vraag is: wat doe je als meerdere mensen dezelfde rol willen?

Een vaste rol die rollen toewijst

Het kan heel handig zijn om een vaste rol te hebben die de taak heeft om rollen toe te wijzen. Dat mag iemand zijn binnen het team die de leden van het team en de organisatie goed kent. Ook mag het iemand zijn die wat abstracter kan kijken naar wat een team nodig heeft. Binnen Holacracy bestaat deze rol vast binnen ieder team en wordt het de circle lead genoemd.

Combinaties

Alle hierboven genoemde systemen vullen het toewijzen van een rol op een bepaalde manier in. De meeste waarde haal je uit een combinatie van bovenstaande systemen. In de praktijk zul je vaak de volgende zaken zien:

• Vaak is de persoon die de rol aanmaakt ook een goede match voor de rol en de persoon die de rol ook wil activeren
• In een rollenmarktplaats zul je in veel gevallen één persoon zien die de rol wil vervullen
• Bij meerdere personen helpt een motivatie waarom iemand de rol wil vervullen enorm
• Het kan waarde hebben om voor zwaardere rollen – die niet via verkiezing worden toegewezen – actief op zoek te gaan naar rolvervullers. Zeker als je een onbalans in de diversiteit bij zwaardere rollen hebt, dan kan actieve benadering heel waardevol zijn om dit te corrigeren

Rolfit

Omdat iedereen binnen zelfsturing het systeem mag aanpassen, veranderen verantwoordelijkheden van rollen en de rollen zelf continu. Zo sluiten de rollen altijd optimaal aan bij het werk dat de organisatie uitvoert.

Ook de rolvervuller kan veranderen, omdat er altijd goed wordt gekeken naar de rolfit. Wie heeft het juiste setje aan skills, ervaring, energie en motivatie om de rol te activeren? Het is heel goed om hier kritisch in te zijn en regelmatig te evalueren.

Dit mes snijdt aan twee kanten: jij hebt als bedrijf de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek (misschien niet daar waarvoor je ze in eerste instantie hebt aangenomen en dat is niet erg) en de collega’s hebben een setje rollen waar ze in kunnen ontwikkelen en blij van worden.

Deze rol-evaluatie ligt binnen zelfsturing primair bij de rol zelf. Je kijkt dus als roldrager zelf hoe goed je de rol kan vervullen en aan het vervullen bent. Het helpt als je daar een standaard systeem voor hebt met een vaste herhaling. Tijd, een standaard proces en herhaling maken het gedrag.

Voorbeelden van evaluatievragen die we onszelf stellen:

• I enjoy energizing this role (1= not enjoyable, 5= very enjoyable)
• What makes the role enjoyable or not? (open question)
• I can use my strengths for this role. (1= not at all, 5= very much so!)
• Which strengths do you use in this role? (open question)
• How confident do I feel in this role on average? (1= not very confident, 5= very confident)
• Do I feel like I have enough time to energize this role properly? (open question)
• Would I like to spend more or less time in energizing this role, or keep it like it is? (open question)
• How attached am I to this role? Do I love it? Would I rather get rid of it? (open question)
• How important do I consider this role to be for the organization? (1= not important at all, 5= absolutely critical)

Een rol teruggeven

Een belangrijke voorwaarde van een zelfsturend rollensysteem is dat je rollen terug moet kunnen geven als je ze niet meer wilt vervullen. Daar mag geen enkele drempel voor zijn! Zo garandeer je dat iedereen altijd werk doet en rollen heeft, die ze willen en kunnen activeren.

Binnen Holacracy valt een teruggegeven rol terug bij de circle lead die de rol automatisch zelf heeft totdat ze toegewezen wordt aan een nieuwe rolvervuller.

Rollen delen

Soms heb je rollen die gedeeld worden. Zo kan het zijn dat er meerdere personen een advies- of support-rol vervullen. Pas hier echter wel mee op. “If everybody is responsible, nobody is” is een bekende uitspraak die vaak waar is.

If everybody is responsible, nobody is

We kiezen er dan ook vaak voor om zelfs bij gedeelde rollen verwachtingen duidelijk vast te leggen. Bijvoorbeeld door iemand de rol ‘primair’ te geven en iemand anders de rol als ‘back-up’ te geven. Dit schept duidelijkheid: zowel voor de organisatie en vervuller van de rol.

Wat als niemand de rol wil?

Dan blijft er nog een veelgestelde vraag over: wat als niemand de rol wil? Dan zijn er een aantal opties:

1. Neem iemand aan
   Dit doe je vooral als het een rol is die veel uren vraagt. Vind iemand die het werk wil doen.
2. Maak de rol roulerend
   We hebben soms rollen die wel moeten gebeuren, maar die niemand echt leuk vindt. Gedeelde smart is halve smart, dus de rol laten rouleren werkt heel goed.
3. Automatiseer de rol weg
   Soms is het mogelijk om met een ander proces of een stuk techniek de rol weg te automatiseren.
4. Besteed de rol uit
   Een andere optie is de rol uitbesteden. Dat is verrassend vaak mogelijk. Bijvoorbeeld: de planten op kantoor worden tegenwoordig onderhouden door een externe, die dat ook nog eens veel beter doet dan we dat ooit zelf hebben gedaan.
5. Verwijder de rol
   Verrassend vaak kan een rol eigenlijk ook wel weg, of kan een deel van de rol weg. Wanneer een deel van de rol vervalt, kan het zomaar zijn dat iemand de rol wel weer interessant vindt.
6. Hak de rol in stukken
   De rol opsplitsen of delen ervan onderbrengen bij een andere rol is – mits die rol dat niet bezwaarlijk vindt – ook een optie.